۱٫ در تایپ به زبان فارسی علائمی (مانند نقطه، ویرگول، دو نقطه، خط فاصله، سؤال، تعجب و موارد مشابه) می‌بایست به زبان فارسی تایپ شوند. برای تایپ این علائم از تغییر زبان از فارسی به انگلیسی خودداری نمایید. گاهی افراد در هنگام تایپ برای علائمی مانند . ، : – و مواردی از این قبیل صفحه کلید را بطور مرتب به انگلیسی تبدیل کرده و از علائم . , : – استفاده می‌کنند که مشکلاتی را بوجود می‌آورد.
۲٫ علامت‌های (نقطه، ویرگول، دو نقطه، نقطه ـ ویرگول، خط فاصله، علامت سؤال، علامت تعجب و موارد مشابه) به حرف قبل متصل و از حرف بعد یک جای خالی فاصله دارند. از قرار‌دادن فاصله در دو طرف این علامت‌ها خودداری کنید.
۳٫ در مورد پرانتز به این صورت عمل شود که بین کلمات داخل پرانتز و علامت پرانتز هیچ فاصله‌ای قرار داده نشود ولی کلمات بیرون پرانتز با علامت پرانتز یک فاصله داشته باشند. . البته درصورتی که قصد استفاده از نقطه یا علامت تعجب یا سایر علامت‌هایی که گفته شد در انتهای جمله را دارید، دقت کنید این علامت‌ها را در خارج از پرانتز و نزدیک به پرانتز درج کنید. این قانون شامل حال گیومه، آکولاد و سایر نویسه‌های از این دست <«»> نیز می‌شود.
۴٫ استفاده از فقط یک فاصله (Space) در بین کلمات رعایت شود. گاهی بیش از یک فاصله بین کلمات قرار داده می‌شود که غلط است. همچنین برخی افراد فاصله خالی بین کلمات را تایپ نمی‌کنند که غلط است. این اشتباه برای کلماتی پیش می‌آید که ذاتاًٌ به کلمات دیگر نمی‌چسبند. مانند: «دانشگاه وصنعت» که که فرم صحیح آن «دانشگاه و صنعت» است.
برای حذف فاصله اضافی که قبلاً در متن خود تایپ کرده‌اید، از ابزار جایگزینی که در Microsoft Word موجود است استفاده کنید. برای این منظور کافی است با فشردن ترکیب کلید Ctrl و h پنجره تعویض را باز کنید. در پنجره‌ی باز شده در باکس بالا دو Space و در باکس پایین یک Space درج کنید و کلید Replace All را کلیک کنید. البته معمولاً لازم است تا چندین بار این عمل را انجام دهید تا تمام فاصله‌های بیش از دو Space نیز جایگزین شوند.
۵٫ برای درج «جداشدگی متصل یا نیم فاصله» در برخی کلمات مانند «خانه ها» بجای Space در بین «خانه» و «ها» از ترکیب کلیدهای Shift و Space استفاده کنید. البته لازم است تا قبلاً در کامپیوتر شما ترکیب این دو کلید به عنوان «جداشدگی متصل» تعریف شده باشد. در این حالت کلمه «خانه‌ها» بدست می‌آید. این کلمه اگر در آخر سطر نیز قرار گیرد همواره «خانه» و «ها» در یک سطر در کنار هم نمایش داده می‌شوند. برخی دیگر از مواردی که در این دستور قرار می‌گیرند عبارتند از: «می» در ابتدای کلماتی مانند «می‌باشد» و موارد مشابه. در صورتی که ترکیب کلیدهای Shift و Space در کامپیوتر شما تعریف نشده است، می‌توانید از ترکیب سه کلید Shift و Ctrl و ۲ استفاده کنید (ابتدا کلید Shift را نگه دارید و سپس کلید Ctrl را نگه دارید و در حالی که هنوز این دوکلید را پایین نگه داشته‌اید، کلید ۲ را نیز فشار دهید). البته در صورت تمایل می‌توانید در نرم‌افزارهای تایپ مانند نرم‌افزار Microsoft Word ترکیب کلیدهای Ctrl و Space را به عنوان «جداشدگی متصل» تعریف کنید.
۶٫ از درج فاصله خالی در آخر جمله خودداری کنید. گاهی افراد پیش یا پس از نقطه‌ی آخر جمله از یک Space استفاده می‌کنند که صحیح نیست.
۷٫ هنگام تایپ کلماتی که می‌بایست همواره در کنار یکدیگر قرار گیرند بجای استفاده از کلید Space ، از ترکیب همزمان کلیدهای Shift و Ctrl و Space استفاده کنید. این ترکیب کلیدها در حالت فارسی و انگلیسی قابل استفاده است. کاربرد این کلیدها در زمانی است که قصد تایپ یک عبارت انگلیسی در بین متن فارسی را دارید و مایل نیستید برخی کلمات عبارت انگلیسی به سطر بعد انتقال یابد.
۸٫ در شروع پاراگراف یک تو رفتگی تعریف کنید. در اغلب متن‌ها این تو رفتگی یک سانتی متر است. در این مورد استفاده از کلید Space صحیح نیست. برای چیدمان کلمات و عبارت‌ها در متن بجای استفاده از تعداد زیادی Space از امکانات Word استفاده کنید. برخی از این ابزار عبارتند از: چیدمان افقی (Align)، تو رفتگی (Indent) و یا Tab که هر کدام باید در جای خود استفاده شوند. البته توجه داشته باشید که در برخی متن‌ها (مانند چکیده مقالات) نباید از تو رفتگی استفاده کنید. همچنین برای انتشار مطالب در صفحات وب معمول نیست.
۹٫ چگونگی استفاده از Auto correct در سرعت بخشیدن به تایپ و همچنین جلوگیری از اشتباه کمک زیادی می‌کند. اگر تاکنون از این قابلیت در نرم افزار تایپ استفاده نکرده‌اید، حتماً آنرا فرا گرفته و از آن استفاده کنید.
۱۰٫ در متن خود از فونت مناسب استفاده کنید و به استفاده از فونت پیش‌فرض اکتفا نکنید.
۱۱٫ اگر می‌خواهید بخشی از متن از آغاز صفحه بعد شروع شود بجای استفاده از تعداد زیادی Enter از یکبار فشار دادن ترکیب کلیدهای Ctrl و Enter استفاده کنید.
۱۲٫ یکسان‌نویسی در تمام متن رعایت شود. برای مثال اگر عبارت زغالسنگ بصورت جدا تایپ شده است، از شکل پیوسته (یعنی زغالسنگ) استفاده نشود.
۱۳٫ در زبان انگلیسی در تایپ اسامی مشخصه مانند نام شهرها، کشورها، شرکت‌‌ها، افراد و نشانی آنها، شروع کلمه با حرف بزرگ تایپ شود (مانند Tehran به جای tehran).
۱۴٫ برای تایپ علامت‌های «» از ترکیب کلیدهای Shift+K و Shift+L استفاده کنید.
۱۵٫ برای تایپ علامت‌های [] از ترکیب کلیدهای Shift+I و Shift+O استفاده کنید.
۱۶٫ کلماتی که دارای معنی مشخص هستند را جدا بنویسید. مانند: این که، به کار بستن.
۱۷٫ بهتر است از «ی میانجی بزرگ» بجای «ی میانجی کوچک (ء)» که شبیه حرف همزه است استفاده شود. مثلاً بجای عبارت «خانۀ من» عبارت «خانه‌ی من» تایپ شود. دقّت شود که بین واژه‌ی مضاف و «ی میانجی بزرگ» از نیم فاصله استفاده شود.
۱۸٫ هنگام درج پاورقی، دقت شود که خط جدا کننده پاورقی از متن اصلی، با توجه به زبان متن پاورقی، از راست به چپ برای متون فارسی و از چپ به راست برای متون لاتین، قرار گیرد.
برای این کار، بعد از درج متن پاورقی خود، ابتدا فایل word خود را در نمای Draft قرار دهید. سپس از تب References و گروه footnotes، گزینه‌ی show notes را انتخاب کنید. اکنون از فایل کشویی موجود در پنجره‌ی پایین صفحه، گزینه‌ی Footnote Separator را انتخاب کنید. حال، با توجه به زبان متن پاورقی خود، از ترکیب کلیدهای Ctrl+R برای راست چین کردن و Ctlr+L برای چپ چین کردن خط جدا کننده پاورقی از متن اصلی استفاده نمایید.
۱۹٫ املای صحیح کلماتی که خیلی معمول نیستند را با لغت‌نامه کنترل کنید.
منابع:
۱- http://irden.ir/amoozesh/nd/79450
۲- www.learnmining.com/download/type.doc
با تشکر از آقای مهندس کنعانی